Web社内報（社内Webメディア）を導入すべき企業とは。リモートワークが進む今考えよう

社内Webメディアを導入すべき企業とは

社内情報の共有ツールというと、紙の社内報を活用している企業も多いと思います。一方で、昨今増えているのがWeb社内報（社内Webメディア）の活用です。導入の目的は、企業理念の浸透や社員間のコミュニケーション活性化、営業スキルなど技術的なナレッジの共有、生産性向上など、企業によってさまざま。社員を知り、コミュニケーションがスムーズに行うためのプラットフォームとしての活用され、部署を超えて横断的に業務をする際、初めて会う社員の人となりやスキル、これまで携わった仕事などを事前に知る手段にもなっています。

Web社内報（社内Webメディア）の利点は大きく3つ。

Web社内報（社内Webメディア）の3つの利点

・情報がすぐに出せる“即時性”
・記事を通してやりとりができる“相互性”
・離れていても同じレベルで全社員に情報を届けられる“平等性”

この3つをベースに、社員同士のナレッジ共有やコミュニケーションを行えるほか、経営層から理念や方針をいつでも社員に伝えられることや、記事として発信するため気軽にメッセージを受け取れるのもメリットです。

Web社内報（社内Webメディア）の導入に適している企業は、社員数でいうと200人から数千人程。これくらいの規模になると、社員一人ひとりが対面してコミュニケーションを取るのが難しい状況になります。コロナ禍を経てリモートワークが進んだ状況であれば尚更、誰がどんなスキルや経験があるかなど共有するのは困難です。

一方、社員数が少ない企業では、コミュニケーションが取りにくい状況が生まれにくく、Web社内報（社内Webメディア）を導入する必要がない場合も多くあります。しかし、経営層のメッセージがなかなか社員に浸透しない、もっと社員の団結力を高めたい、リモートワークをしていることでコミュニケーションが円滑に行われていない、といった課題や目的があれば、Web社内報（社内Webメディア）を有効に活用することができるでしょう。

Web社内報（社内Webメディア）のつくり方

実際にWeb社内報（社内Webメディア）を始めたいと思ったとき、まずやるべきは運用体制をつくることです。従来の紙の社内報は、広報部や社長直下の経営企画部が担う場合が多いので、すでにチームがあればWebに移管していくことで対応できる場合が多いでしょう。新たに体制を整える場合は、各部署から自薦・他薦で有志を集める方法もあります。通常の業務と兼任する企業も多いので、半年〜1年ほどを任期として、メンバーを少しずつ入れ替えながら運用していくと良いでしょう。

また、運営組織の規模に関わらず、メディアのトンマナを揃え、編集部をまとめる編集長のポジションを用意することをお勧めします。担当者が各々好きなテーマで自由に書いてしまうとメッセージがばらつき、統一感のない曖昧なメディアになってしまう危険性があります。編集長がコントロールすることで、世界観や社員に伝えるべきメッセージを明確にしていきましょう。

その次にやるべきは、メディアのコンセプト決めです。なぜWeb社内報（社内Webメディア）を立ち上げたのか、その“想い”を言語化しながらメディア名やコンセプト、ロゴをつくっていきます。考えが言語化・視覚化されることで社員にもメディアとして認知され、愛着を持ってもらうきっかけにもなります。

記事の内容、配信頻度、配信方法。意外と知らない制作の内実

運用体制やメディアのコンセプトが決まったら、次は記事の内容を考えていきます。社内のトピックスがメインですが、内容は大きく、経営方針やナレッジ共有といった仕事に直接関わる記事と、社員の人柄や仕事では見られない一面を取材した記事の二つに分けられます。ジャンルが偏ってしまうと単調に感じてしまうため、両方のバランスを取りながら調整しましょう。特にメディア立ち上げからすぐは、気軽に読める記事を配信して興味を持ってもらい、次第に仕事に直接関わる記事を出して、役に立つ記事も配信するメディアだと社員に認識してもらうことが大切です。

また、各記事のアクセス数や回遊率などを測定し、効果検証も行いましょう。 効果測定ができる仕様のWeb社内報（社内Webメディア）のプラットフォームが多数あるので、メディア立ち上げ時の導入がおすすめです。収集したデータをもとに需要の高い記事や改善点を見出し、次に活かすことができます。

そして何より欠かせないのは、より多くの社員に見てもらうこと。そのために一週間の記事配信の頻度を決め、配信曜日を固定することで、サイトを閲覧する習慣をつくります。また、定期的に全社員に向けてメールマガジンを配信するのも効果的で、リモートワークなどで離れている社員にも同時に情報を発信することができます。また、製造・店舗など拠点が分れていたり、業務上、PCを支給する必要がない社員に向けては、エレベーターホールや工場などにデジタルサイネージを設置し、記事を投影するのも良いでしょう。

また、何よりWeb社内報（社内Webメディア）を見るきっかけになるのが、身近な社員が出演していること。多くの社員に登場してもらったり、記事を書いてもらったりすることで、Web社内報（社内Webメディア）に関わる仲間を増やしていきましょう。

撮影［TOP］：Neil Emmerson（Robert Harding/amanaimages）

※本稿は2020年3月掲載の以下の記事をリライトしたものです。
どんな企業が向いてる？　コミュニケーションを活発にする社内Webメディア
どうやって作っていく？ 社内Webメディアの始め方