突然ですが、以下の質問、あなたの会社にはいくつ当てはまりますか？
ひとつでもチェックが付いたとしたら、それは正しい情報共有ができていない証拠かもしれません。企業が持つ情報を正しく共有することは、業務の生産性を大きく左右するポイントです。
「どうも作業がはかどらない」、「資料ひとつ作るにも、もっと他のいい方法があるような気がする」‥‥ そんな時は、情報共有の仕方に目を向けてみるのもいいかも知れません。具体的なヒントをご紹介します。
情報はある意味で知識と同じです。商品画像、人物のポートレート、プレゼン資料、マーケティングデータ‥‥ それらの情報は間違いなくあなたの会社の貴重な資産です。しかし、ただ保管しているだけで使わなければ企業資産としては意味がありません。知識が課題の解決に役立って初めて意味を持つのと同じで、情報もアウトプットされ、業務に活かされてこそ価値を発揮します。いくら貴重な情報を持っていても、それが埋もれてしまって使われなければ、持っていないのと同じことなんです。
画像やイラスト、社内資料といった共有すべき情報を、例えば社内サーバー上のフォルダにまとめていても、ただ放り込んでおくだけでは管理されていないのと同じこと。情報が必要になった時に探し方が分からず、周りに聞いているようでは正しい情報共有とは言えません。正しい情報共有とは、情報を使いやすくするために管理方法を最適化することです。
そのために欠かせないのが、画像や資料に属性情報をつけて体系的に管理すること（＝データベース化）です。属性情報とは、「いつ使われた資料なのか」「どこで撮った画像なのか」「現在も発売中の商品なのか」などといった、画像や資料を説明する情報のこと。この情報が紐付いていることで、必要な時に検索しすぐに探し出すことができますし、最新バージョンの画像もひと目で分かります。
さらに、同じ時期に作成された画像や資料を紐付けておくことで、検索した際、探していた画像よりもマッチする画像を見つけられたり、探している画像に関連する資料を入手できたりと、結果的に大幅な生産性向上につながることもあります。
こうした情報管理を、適切なアクセス権限を設定できるクラウドサービス上で行えば、離れた拠点のメンバーでもいつでも安全に情報を引き出せるようになり、さらなる生産性のアップが見込めます。必要以上のアクセスをブロックし、ダウンロードや転送の履歴も一元管理することによって、より安全かつ的確に情報を活用できることは、クラウドサービスを利用するメリットと言えます。
正しい情報共有とは、画像や資料に属性情報をつけて管理すること。そして、正しい情報共有をすることによって、日頃の業務の生産性を高め、情報そのものが持つ本当の価値を体感することもできるんです。長年培われてきたあなたの会社の貴重な資産が宝の持ち腐れで終わらないためにも、今回ご紹介した内容をヒントに、あらためて情報共有の仕方に目を向けてみてはいかがでしょうか？
