最近の失敗したマーケティングプロジェクトを思い返してみてください。クイックターンの成果物であれ、大規模な統合型キャンペーンの一部であれ、おそらく物事が軌道に乗った瞬間を示すことができるはずです。このような一時的な障害は、十中八九が戦略的な調整とプロジェクト範囲の定義の欠如が原因だったのではないでしょうか。
その理由は優れたプロジェクト管理と実行には、変動要素以上に多くのことが必要なためです。さらに、一番単純なマーケティングキャンペーンやタスクでさえ、詳細なプロジェクトスコープがなければ軌道から外れてしまう可能性があります。プロジェクトスコープの記述方法を理解していれば、関係者とマーケティングチームが共通の認識を持っていることを確実に把握しながら、チームがクリエイティブなプロセスを開始することができるようになります。
プロジェクトチームと利害関係者は、互いに協働する必要があります。しかし大抵は双方がプロジェクトにおける境界線を定義できずに重複作業をしたり、最悪の場合すべての要素が欠落したりすることもあります。明確なプロジェクトスコープを設定することで、着手する前にチーム全員がマーケティングプロジェクトの目標、成果物、制約を共有し、十分な時間、リソース、適切な人材を確保したうえで実行できるようになります。プロジェクトスコープは、スコープまたは業務記述書とも呼ばれ、利害関係者にプロジェクトのパラメーターを理解できるようにし、チームメンバーに各フェーズの予想作業量を報告し、あなたとあなたのチームが計画上のギャップを識別する支援をします。
プロジェクトスコープの作成方法を理解するには少し時間が必要ですが、そう難しいものではありません。再利用できるテンプレートを作成すれば、新規プロジェクトの検証を容易にし、大局的な視点で予算内で予定どおりにプロジェクトを実行する方法を立案できるようになります。
プロジェクトスコープの作成を始める前に、利害関係者やチームメンバーに連絡をとり、プロジェクトのステップに関する情報や、配備すべきリソースとワークフローに関する情報を収集します。それには、以下を必ず含めてください。
プロジェクトスコープの記述方法を理解する最初のステップは、ビジネス目標の設定です。ビジネス目標のセクションでは、利害関係者やチームがプロジェクトをサポートしている理由、達成したい大局的な目標などを含め、プロジェクトの全体的なビジョンを簡単に説明します。これらの目的には、新製品の認知度向上、ウェビナーへの登録増加、リードの促進などが含まれるかもしれません。目標を明確にすることは、マーケティングプロジェクトのペースを維持し、注意散漫を回避し、プロジェクトスコープからの逸脱を確認するために不可欠です。
プロジェクトスコープに沿った目標設定が完了したら、次はチームと利害関係者たちと一緒に話し合い、作成する成果物リストを作成します。たとえば、コンテンツ、デジタル広告、ウェブサイト、トレーニング、イベントなどです。それが何であれ、チーム全員が期待される成果に同意するものかを確認してください。成果物は具体的で測定可能なものにすることで、プロジェクトが利害関係者の基準を満たしているか、いつ完了するかが明確になります。たとえば、製品トレーニングを作成する場合、トレーニングがカバーするトピック、トレーニング対象者の人数、トレーニングに費やす時間を必ず伝えてください。
プロジェクトスコープで重要なのは、すべてのチームとプロジェクトが、予算から納期、人員まで、特定の制約事項に拘束されていると理解することです。また、プロジェクトで何ができるかを明確にさせるために、不可能なことを認めることも重要です。たとえば、経費の少ないチームがいて直前の残業申請を承認できない場合は、その旨を事前に伝えておきます。このようなガイドラインを早い段階で設定することで、全員が時間と期待値を管理できるようになり、チームの満足度と生産性が向上し、燃え尽き症候群を防ぐことができます。
制限事項と同様に、人々がプロジェクトに抱いている暗黙の仮定を明確にすることは非常に大切なことです。ある利害関係者がウェブサイトプロジェクトに特定のページと機能が含まれていると想定したり、あるチームメンバーが自分はコンテンツを書くと想定していたり、編集者を担当することを想定していたりする場合があります。チームで集まり、プロジェクトの規模、内容、誰がいつまでに何をするか、各々に想定する項目を列挙してください。その際に、文書化された戦略を作成する重要性について感謝することでしょう。
どんなに意図されたプロジェクトでさえ、ミッションクリープ（訳注：終わりの見えない展開）の餌食になるかもしれないということは誰でも知っています。プロジェクトに集中し、チームのタスクを継続するには、プロジェクトに含めるものと含めないものを明確にしてください。見込み客ではなく既存客向けに主要なイベントを企画しているなら、利害関係者がそれを把握しているか確認してください。それによって、プロジェクトが扱いにくくなったり、実現が不可能になったりすることを防ぎ、チームが重要事項とそれ以外の事項を判断しやすくなります。
チームが新規プロジェクトに取り組む準備ができていても、利用できるリソースを把握していなければ最善の仕事はできません。この認識は、プロジェクトスコープに不可欠なものです。それは、既存スキル、テクノロジー、メンターシップ、要員が必要かをリーダーがチームメンバーに伝達する際に役立ちます。類似するプロジェクトのテンプレートやマニュアルがすでにあれば、それをリストアップすることで時間を大幅に節約できます。作業のスピードアップに役立つ特定のスキルセットやコンピュータープログラムに関するトレーニングに割り当てられた特別予算がある場合も同様です。
請求可能な時間を伴うプロジェクトに取り組んでいる場合には、プロジェクトスコープ内で、支払い対象者とプロジェクトの所要時間を正確に設定しましょう。また、特定の場面や要素に関する費用も考慮に入れてください。予算編成は、プロジェクトの費用と追加で時間と資金が必要な項目を明確にするうえで役立ちます。
プロジェクトスコープ作成の最終ステップは、チームから全面的な同意を得ることです。これは契約にもとづくものではありませんが、おもな利害関係者とプロジェクトマネージャーに承認を得るということは、人々が期待事項に関する認識を元に、真剣に取り組む意向を示します。
上記にもとづきプロジェクトスコープを特定したら、計画を実行に移しましょう。作成するすべての成果物のリストを作成します。各成果物の下に、各項目を達成するのに必要なタスク、各タスクの責任者、そして作業にかかると予想される時間を一覧にします。スケジュールは俊敏性を可能にして変更に対応できるように作成してください。
プロジェクトスコープ作成のフォーマットに適した方法は1つではありません。テキスト文書のようにシンプルにもできますが、プロセスがさらに複雑な場合は、視覚化することでプロジェクトの各部分がどのように組み合わされているかを明確にできます。
ガントチャート、アジャイルマーケティングのスクラムボード、フロー図、看板ボードは、チームメンバーや利害関係者に、実行すべき作業、実行するタイミング、実行担当者を共有する優れた方法です。プロジェクトスコープを包括的なキャンペーンブリーフとして含めることもできます。
プロジェクトスコープについて理解したら、プロジェクトスコープをチームの全員とそのスコープを共有し、意思決定、タスクの割り当て、目的の達成方法を検討する際に必ず参照しましょう。
プロジェクトスコープの記述方法を学ぶだけでなく、マーケティンプロジェクト管理ソフトウェアも検討してみてください。ソフトウェアが必要な6つの理由についてはこちらをご参照ください。
Jen GustavsonはNewsCredの寄稿者です。
元記事「How to Write a Project Scope in 3 Key Steps」は2019年12月18日にInsights.newscred.comに掲載されました。
この記事は、NewsCred BlogのJen Gustavsonが執筆し、NewsCredのパブリッシャーネットワークを通じてライセンスされたものです。ライセンスに関するお問い合わせはlegal@newscred.comまでお願いいたします。
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